1. Objetivo

El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de Privacidad”), es dar cumplimiento a las normas vigentes en materia de Protección de Datos Personales en Colombia, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar los derechos de los titulares de datos personales.

2. Alcance

La presente Política de Privacidad es aplicable tanto a ENLAZAR COMUNICACIONES S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento, y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes transmitan datos personales de los titulares que comprenden los grupos de interés del responsable del tratamiento, cuando estos realicen algún tratamiento sobre los mismos por encargo del responsable del tratamiento.

3. Identificación del responsable del tratamiento

4. Definiciones

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderá por

Adolescente

Personas entre 12 y 18 años de edad.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular de datos personales para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales, la cual puede ser recolectada de manera (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó la autorización.

Aviso de privacidad

Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del tratamiento, que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales físico o electrónico (digital) que sea objeto de tratamiento manual o automatizado.

Datos personales

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La naturaleza de los datos personales puede ser pública, semiprivada, privada o sensible.

Dato privado

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato público

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, que no estén sometidos a reserva.

Datos sensibles

Son aquellos que afectan la intimidad del titular de datos personales o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huella dactilar, el iris del ojo, voz, forma de caminar, palma de la mano o los rasgos del rostro, fotografías, videos, entre otros). A los datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, se les aplicarán las mismas normas y procedimientos que a los datos sensibles, y no se le dará tratamiento alguno que pueda vulnerar o amenazar su desarrollo físico, mental y emocional.

Datos semiprivados

Son aquellos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Se entiende por dato semiprivado, entre otros, la información relacionada con seguridad social y con el comportamiento financiero y crediticio.

Derecho de Hábeas Data

Derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y a solicitar la inclusión o supresión de sus datos personales o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos para alguna finalidad.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Grupos de interés

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderán como Grupos de Interés todos los grupos de personas naturales respecto de las cuales el responsable del tratamiento y/o los encargados del tratamiento realicen algún tratamiento de datos personales.

Niño o niña

Personas entre los 0 y 12 años

Oficial de protección de datos personales

Persona o área responsable de velar porque se atiendan las PQRSD que se presenten en materia de protección de datos personales y de velar porque se cumplan las políticas, directrices y procedimientos que conforman el Programa de Protección de Datos Personales.

PQRSDF

Peticiones, quejas, consultas, sugerencias, reclamos, denuncias y felicitaciones en materia de protección de datos personales.

Protección de datos

Son todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del país de domicilio del responsable del tratamiento, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión.

5. Principios Rectores

Los siguientes, son los principios rectores en materia de protección de datos personales, y aplicarán al tratamiento que realicen el responsable de tratamiento, sus empleados y todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes transmita o transfiera datos personales de los titulares que comprenden sus grupos de interés, cuando estos realicen algún tratamiento sobre los mismos

Principio de legalidad

El tratamiento a los datos personales se realizará de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en las normas vigentes aplicables.

Principio de finalidad

El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad

El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Quedan exceptuados de este principio los datos públicos, los cuales podrán ser objeto de tratamiento sin que se requiera autorización del titular, conforme con lo dispuesto por las normas vigentes.

Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

6. Tratamientos a los cuales serán sometidos los datos personales y sus finalidades

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, el responsable del tratamiento directamente o a través de encargados del tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir o realizar cualquier otro tipo de tratamiento sobre los datos personales de sus grupos de interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación

• Finalidades generales para el tratamiento de datos personales de todos los grupos de interés

• Identificación de los titulares.
• Transmisión y transferencia nacional e internacional y almacenamiento y custodia de información y/o datos personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, en países seguros en materia de protección de datos o aquellos que no lo sean, siempre que se requiera para el desarrollo de las actividades propias de la organización y las relaciones con los diferentes grupos de interés.
• Conservación de la información con fines históricos, científicos y estadísticos.
• Garantizar el ejercicio de cualquier derecho de los titulares, sus empleadores o contratantes.
• Administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, etc.
• Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento y cuentas de correo electrónico.
• Diseño, elaboración e implementación de estrategias y metas para optimizar recursos económicos, tecnológicos y humanos.
• Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la política de privacidad, las actividades propias del responsable del tratamiento o aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios, a través de los datos de contacto profesionales, empresariales y/o personales de los titulares, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto sms y/o mms, chats, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación.
• Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas.
• Análisis y elaboración de programas que generen un impacto social para los grupos de interés del responsable del tratamiento.
• Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como la conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos, los cuales podrán ser utilizados para publicaciones internas y/o externas, página web, redes sociales, informes, correos electrónicos, entre otros.
• Campañas de actualización de datos del titular, su empleador o contratante.
• Controles, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los titulares de los diferentes grupos de interés.
• Base para toma de decisiones.
• Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones del responsable del tratamiento mediante videovigilancia, para garantizar la seguridad de las instalaciones y personas que ingresan a las mismas, material probatorio, y para la atención de emergencias.
• Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, consultorías e implementación de planes de mejora.
• Reportes ante autoridades administrativas y judiciales competentes.
• Atención de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales competentes.
• Elaboración y presentación de demandas y denuncios ante las autoridades competentes, así como ejercer el derecho de defensa en cualquier proceso administrativo y/o judicial.
• Cumplimiento de normas vigentes.
• Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el responsable del tratamiento y los titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
• Emisión de certificados que acrediten la relación existente entre el responsable del tratamiento y el titular, su empleador o contratante.
• Indicadores internos.
• Gestión administrativa, financiera y contable, creación de terceros, y registro en las bases de datos del responsable del tratamiento.
• Gestión fiscal y generación de información tributaria.
• Atención de PQRSDF.
• Contratación de pólizas de seguros y solicitud de amparos.
• Solicitud de créditos o servicios financieros.
• Demás finalidades indicadas en la presente Política de Privacidad, en la autorización otorgada por el titular y/o en los avisos de privacidad.

• Finalidades para el tratamiento de datos personales de accionistas

• Convocatoria y ejecución de asambleas, levantamiento y registro de actas y de accionistas.
• Envío de información relacionada con las actividades propias del responsable del tratamiento.
• Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los accionistas.
• Pago de dividendos o utilidades.
• Capitalizaciones, fusiones, escisiones, transformaciones de la sociedad.
• Publicación de la calidad de accionista, incluyendo, pero sin limitarse a formatos de vinculación con clientes, aseguradoras, entidades financieras y/o contratistas y/o proveedores, entre otros.
• Uso de información para publicidad y medios de comunicación.
• Registro de préstamos realizados a la compañía y pago de los mismos.

• Finalidades para el tratamiento de datos personales de aspirantes, empleados activos e inactivos, beneficiarios y familias

• Recolección de hojas de vida directamente del titular o de terceras personas naturales o jurídicas que las remitan, bien sea de manera independiente, o por encargo del responsable del tratamiento.
• Gestión y promoción de empleo, desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación de referencias laborales y/o personales, entrevistas y certificados de aptitud ocupacional, pruebas psicotécnicas y de competencias que se requieran.
• Solicitud y verificación de antecedentes judiciales, administrativos y/o disciplinarios.
• Verificación de datos y referencias.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
• Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
• Vinculación laboral, suscripción de contratos laborales.
• Proceso de inducción y reinducción.
• Control de renovación del contrato.
• Programación de trabajo y asignación de funciones, roles y perfiles asociados al cargo desempeñado.
• Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
• Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
• Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
• Procesos disciplinarios, gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa.
• Registro del historial disciplinario.
• Cumplimiento de obligaciones del responsable del tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes.
• Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
• Evaluaciones de competencias y desempeño.
• Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
• Entrega de dotación, equipos y activos fijos.
• Revisión de documentos para retiro de cesantías.
• Contratación con terceros de servicios que beneficien a los empleados directos e indirectos y sus familias.
• Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo SG-SST, incluyendo, pero sin limitarse a recopilación y análisis de Información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos, investigación e indicadores de ausentismo, incidentalidad y accidentalidad, seguridad vial, reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo, inspecciones y estudios del puesto de trabajo, verificación del uso de elementos de protección, identificación de peligros y evaluación de conductas inseguras, procesos de observación de comportamientos seguros y seguimiento a compromisos.
• Suministro de información a contratistas y proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el responsable del tratamiento.
• Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros.
• Trámite de incapacidades o licencias ante las entidades que corresponda.
• Identificación y seguimiento de ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
• Publicidad propia y/o de aliados estratégicos en cualquier medio de comunicación, así como publicación de contenidos editoriales, blogs o informes de gestión y/o sostenibilidad, entre otros, que contengan información personal del titular incluyendo fotografías y/o videos en la que aparezca el mismo, con la indicación del cargo que desempeña y su nombre, o el parentesco con algún colaborador de la organización.
• Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los contratantes del responsable del tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por este último en calidad de contratista y/o proveedor.
• Publicación de la calidad de empleado por cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse a contratos, formatos de vinculación con clientes, entidades financieras y/o contratistas y/o proveedores, correo electrónico, entre otros.

• Finalidades para el tratamiento de datos personales de personal temporal, beneficiarios y familias

• Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el responsable del tratamiento y el empleador del titular.
• Verificación de datos y referencias.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o de experiencia.
• Verificación del pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas al personal temporal.
• Programación de actividades, seguimiento y medición de cumplimiento.
• Capacitación y formación.
• Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo SG-SST.
• Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar.
• Publicidad propia y/o de aliados estratégicos en cualquier medio de comunicación, así como publicación de contenidos editoriales, blogs o informes de gestión y/o sostenibilidad, entre otros, que contengan información personal del titular incluyendo fotografías en la que aparezca el mismo, con la indicación de su nombre, actividades que realiza para la organización.
• Suministro de información a contratistas y proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el responsable del tratamiento.

• Finalidades para el tratamiento de datos personales de clientes, activos e inactivos, prospectos y sus colaboradores

• Información de empleados y/o colaboradores del cliente.
• Análisis de comportamiento, perfiles y segmentación del mercado.
• Marketing y remarketing.
• Ofrecimiento de bienes y/o servicios del responsable del tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
• Estudios estadísticos de comportamiento de riesgo comercial, financiero y crediticio.
• Consultas y reportes positivos y negativos de información comercial, financiera y crediticia ante operadores de información o administradoras de bases de datos, entidades financieras y crediticias, agencias de información comercial y centrales de riesgo legalmente establecidas.
• Suscripción y ejecución de contratos.
• Control de inventarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Gestión de facturación.
• Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.
• Gestión de clientes y/o usuarios.
• Coordinación de actividades y visitas en atención a las órdenes de servicios generadas por el cliente y/o usuario o sus colaboradores.
• Gestión de redes sociales.
• Fidelización de clientes y/o usuarios, incluyendo, pero sin limitarse a actividades promocionales, descuentos y beneficios.
• Envío de publicidad, trade marketing, inteligencia artificial, encuestas de opinión, prospección comercial, venta a distancia y comercio electrónico.
• Transmisión y transferencia de datos de contacto a los encargados del tratamiento, contratistas y proveedores, otros clientes y/o aliados estratégicos, para que traten los datos personales del titular, para los fines indicados en la presente política de privacidad.
• Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el responsable del tratamiento.
• Uso de información para publicidad y medios de comunicación.

• Finalidades para el tratamiento de datos personales de contratistas y proveedores, potenciales y sus colaboradores

• Información de empleados del contratista y/o proveedor.
• Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
• Invitaciones a participar en procesos de contratación.
• Desarrollo de procesos de contratación.
• Solicitud de referencias y certificados de terceros.
• Solicitud y verificación de antecedentes judiciales, administrativos y/o disciplinarios.
• Verificación de datos y referencias.
• Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
• Adjudicación de contratos, contratación directa y/o emisión de órdenes de compra y/o de servicios, para la adquisición de bienes y/o servicios.
• Administración de contratos.
• Control de inventarios.
• Capacitaciones, en caso de requerirse para la ejecución del contrato.
• Gestión de pago.
• Evaluación de los contratistas y proveedores.
• Control de horarios, en caso de contratar servicios o labores con horarios definidos contractualmente.
• Consultas técnicas de productos ofrecidos por proveedores.
• Contacto con los proveedores y contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compra emitidas.
• Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los contratistas y proveedores y de sus colaboradores.
• Programación de actividades técnicas y confirmación de ejecución de actividades.
• Gestión de reclamaciones de calidad de los productos o servicios.
• Fidelización de contratistas y proveedores.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros.

1. Derechos de los titulares

Son derechos de los titulares de datos personales, los siguientes

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas vigentes ante la Superintendencia de industria y comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. Deberes del responsable del tratamiento

Es deber del responsable del tratamiento

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar por cualquier medio y en las condiciones previstas en las normas vigentes, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las normas vigentes.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las PQRSD formulados en los términos señalados en las normas vigentes.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes y en especial, para la atención de PQRSD.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes en la materia.

3. Deberes de los encargados del tratamiento

Es deber del encargado del tratamiento

• Cumplir en el desarrollo de las actividades contratadas, con la Política de privacidad y protección de datos personales, así como con todos aquellos procedimientos, guías y/o directrices que imparta el responsable del tratamiento en materia de protección de datos personales.
• Adoptar, según instrucciones del responsable del tratamiento, todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Implementar una política de protección de datos personales que se ajuste a lo dispuesto por las normas que regulan la materia.
• Dar tratamiento a los datos personales conforme a las instrucciones que reciba expresamente del responsable del tratamiento, absteniéndose de usarlos para fines distintos a los contratados.
• Abstenerse de suministrar, ceder o comercializar los datos personales con terceras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, salvo que la misma sea de naturaleza pública sin sujeción a reserva, o sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales.
• Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos de carácter personal a que tuvieran acceso en ejercicio de las actividades contratadas, así como a cumplir diligentemente el deber de guardia y custodia sobre los mismos durante todo el término de vigencia del contrato y aún después de producida la terminación.
• Acceder o consultar la información o datos personales que reposen en las bases de datos del responsable del tratamiento únicamente cuando sea estrictamente necesario para el ejercicio de las actividades contratadas.
• Reportar al responsable del tratamiento de manera inmediata a su materialización o al momento en que llegaren a su conocimiento, por los conductos y medios establecidos por este, cualquier incidente o amenaza de incidente que afecte o pueda llegar a afectar directa o indirectamente la protección de datos personales.
• Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data de los titulares, así como el debido proceso en caso de presentarse PQRSD en materia de protección de datos personales.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en las normas vigentes.
• Actualizar la información reportada por el responsable del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes y, en especial, para la atención de PQRSD por parte de los titulares.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por una autoridad competente.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta una autoridad competente.
• En caso de recolectar datos por cuenta del responsable de tratamiento, requerir la autorización de los titulares, en los casos en los que se requiera, conforme a lo dispuesto por las normas vigentes.

4. Oficial de protección de datos personales

El área que ejercerá, las funciones de oficial de protección de datos personales será la Gerencia General, quien, velará entre otras, por la adecuada garantía de los derechos de los titulares, en especial, la atención de PQRSDF.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos

Los titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes pueden presentar PQRSDF a través del siguiente canal:

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQRSD

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del titular, de lo cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Las peticiones, quejas, reclamos y denuncias, serán resueltas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación por parte del titular o persona legitimada. Los términos aquí establecidos, empezarán a contar el día hábil siguiente a la presentación.

Las consultas, deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación por parte del titular o persona legitimada. Los términos aquí establecidos, empezarán a contar el mismo día de presentación, salvo que se presente en días no hábiles. En este último caso, los términos comenzarán a regir el primer día hábil siguiente a la presentación.

6. Vigencia

La versión 01 de la Política de Privacidad, rigió desde el 8 de mayo de 2017. La presente versión 02 de Política de Privacidad, rige a partir del 17 de enero de 2022.

Las bases de datos sujetas a tratamiento por parte del responsable del tratamiento estarán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y/o el término que establezca la ley.

El responsable del tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente política de privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta, en relación con la identificación del responsable del tratamiento y la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el responsable del tratamiento comunicará estos cambios al titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y requerirá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.